9 cuidados para utilizar sistemas de gestão ERP

ERP é uma sigla em inglês que significa Enterprise Resource Planning ou, em português, Planejamento dos Recursos da Empresa. É difícil encontrar uma empresa que não utilize ou precise deste software de gestão integrada. Contudo, o uso deste sistema requer muitos cuidados. Para ajudar a você, reunimos os 9 mais importantes na lista abaixo. Confira!

  1. Sua equipe precisa “comprar a ideia” de forma espontânea e consciente. Implantar este tipo de software de gestão é muito mais do que organizar todos os dados e informações da empresa e exige uma mudança drástica na cultura organizacional
  2. Se você não tem processos estabelecidos, precisará estabelece-los. E se já tem, vai precisar mapeá-los, redesenhá-los quantas vezes forem necessárias e melhorá-los ou otimizá-los até ser possível automatiza-los em um software ERP. Os processos devem ser estudados, reavaliados e atualizados diariamente. Perguntas como “De que maneira minhas ações garantem o sucesso das minhas vendas?”, “Os dados e as informações necessárias chegam ao meu setor corretamente e no prazo adequado, ou ainda é preciso quebrar a cabeça até descobrir qual é a real necessidade de meu cliente?” são ajudas valiosas nesta etapa.
  3. Não basta encontrar e mapear dados e informações importantes. É preciso prezar pela qualidade. Muita gente acha que tem uma tabela de clientes linda, completa e perfeita. Contudo, ainda que se trate da planilha mais fiel do mundo, sempre faltará uma ou outra informação da qual você precisa correr atrás. Então, para evitar prejuízos e esforços em vão, o ideal é contratar um funcionário que se dedique exclusivamente à normalização dos dados e informações de sua empresa ou se comprometer a fazer isso por conta própria.
  4. Cruzamento de dados e até a própria normalização de informações podem gerar confusão, dúvidas, duplicidade e falta de integridade. Então, é interessante contratar ou terceirizar um analista de sistemas DBA (do inglês, Data-Base Administrator) e encontrar um bom banco de dados para seu negócio.
  5. Se você for contratar uma consultoria terceirizada para efetuar a implantação da gestão por ERP em sua empresa, seja criterioso e não se iluda pela atratividade de preços irrisórios, descontos estratosféricos ou marketing positivo. Avalie a experiência da consultoria na implementação deste tipo de sistema; veja quais são os setores e tipos de negócios para os quais ela já prestou este serviço; e não se esqueça jamais: a qualidade das implantações que esta terceirizada executou é o mais primordial para a perenidade de sua empresa.
  6. Apesar de ser um programa de inteligência artificial, o ERP não gera os mesmos resultados para todas as empresas. Logo, ele precisa ser customizado para seu negócio, personalizado para seus funcionários e para a sua cultura organizacional. Você também deve saber que tipo de solução tecnológica seu fornecedor vai lhe disponibilizar.
  7. Responda as perguntas a seguir. Qual é a capacidade de integração e comunicação integrada desta solução ERP que a consultoria terceirizada está lhe oferecendo? Caso necessário, será possível e fácil a implementação de novos módulos de gestão no futuro? Os recursos de segurança são os ideias para a integridade das informações de meus clientes? Este software possui compatibilidade satisfatória com outras plataformas, como a mobile, por exemplo?
  8. Tudo o que falamos até aqui é fundamental. Mas, não tem nenhuma valia se as condições de suporte e manutenção oferecidas pelos provedores utilizados por seu fornecedor não forem excelentes. Isso porque, após a implementação, será necessário atualizar o ERP, corrigir erros, melhorar processos e otimizar módulos, atender a novas necessidades da sua empresa ou de seus clientes (adequação a uma alteração nas regras de alguma tributação variável, por exemplo), ajustar o nível de segurança das operações, etc.
  9. Muitas vezes, é interessante entrar em contato com empresas que utilizam a solução do fornecedor almejado. Isso vai lhe ajudar na avaliação de quesitos importantes para a implantação do ERP, tais como suporte, manutenção, desempenho e eficácia do sistema e treinamento. Mas, atenção! O ERP que funciona bem na empresa parecida com a sua não vai necessariamente funcionar bem na sua, pois empresas são como pessoas: ainda que similares, são únicas e imprevisíveis! #BomTrabalho

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